12 лучших практик оптимизации запасов.

Как минимизировать затраты и увеличивать время работы без простоев, используя контроль запасов ТОиР?

ТЕКУЩАЯ СИТУАЦИЯ. На каком отрезке развития и зрелости сейчас находится ваша организация с вашими уровнями запасов ТОиР и эксплуатации? Запасов слишком много, так что вам постоянно приходится списывать их «за копейки»? Или их слишком мало, так что вы постоянно страдаете из-за недостаточного уровня обслуживания конечных потребителей? В любом из этих случаев затраты на эксплуатацию выше, чем они должны быть. И это сводит на нет ваши конкурентные преимущества.

ПРОБЛЕМЫ. Структурные проблемы в рамках базовой системы управления запасами, неточные ручные процессы и отсутствие лучших практик могут привести к весьма серьезным последствиям. Вы слишком много платите поставщикам? Ваши активы недостаточно эффективны? Минимизация рисков, соблюдение уровней обслуживания, поддержание высоких безопасных уровней и управление затратами не должны конкурировать с целями – но можете ли вы найти баланс, который действительно работает?

РЕШЕНИЕ. Ответ – да, вы можете. Ваше решение имеет название – это оптимизация. Оптимизируя запасы ТОиР, компании значительно улучшают результаты управления активами. Но для того чтобы делать это правильно, необходима соответствующая технология. Используя систему поддержки принятия решений, включающую методологии лучших практик, менеджеры запасов обладают надежным и мощным инструментом для управления своими функциями, что позволяет
им быть значительно более эффективными.

РЕЗУЛЬТАТЫ. Оптимизированные запасы создают реальный и устойчивый во времени уровень доверия (надежности), оттачивая конкурентные преимущества компании. Совершенствование управления запасами ТОиР и расходных материалов с помощью технологий оптимизации и лучших практик последовательно обеспечивает измеримые преимущества. Помимо того чтобы просто иметь требуемые запасные части и материалы в нужном месте в нужное время, оптимизация запасов ТОиР помогает вам получить значительную экономию средств и повысить эффективность работы. Лучшие показатели управления запасами означают, что вы можете достичь или даже превысить целевые показатели по уровню безотказности, безопасности и производству.

В этом кратком практическом руководстве вы найдете 12 бизнес-требований верхнего уровня по оптимизации запасов запасных частей и расходных материалов ТОиР, а также элементы идеальной системы оптимизации. Эти лучшие практики имеют определяющее значение для оптимизации запасов и для достижения уровней эффективности запасов, которые обеспечивают лучшие показатели активов и существенную экономию средств.

Определение оптимальных уровней запасов ТОиР

Запасы ТОиР могут включать:

  • все запасные части для реагирования на внеплановые остановы и для выполнения планового технического обслуживания;
  • эксплуатационные материалы, необходимые для поддержания процессов ТОиР;
  • запасные части, принадлежащие оригинальным производителям оборудования, для обслуживания купленного вами у них оборудования; 
  • запасы на хранении у поставщика (консигнационные запасы).

Определение оптимальных уровней запасов запасных частей ТОиР должно быть наукой, а не искусством. Но, к сожалению, для многих организаций это представляет собой какие-то манипуляции с неправдоподобными цифрами. Менеджеры запасов сталкиваются с проблемами управления десятками и сотнями тысяч позиций, каждая со своими характеристиками, требующими сложных, затратных по времени расчетов. Без структурированной методологии и мощных аналитических инструментов проактивное, упреждающее управление большими по количеству позиций и объемам запасами становится невыполнимой задачей, что приводит к быстрому росту уровней запасов в сочетании с критическим дефицитом ряда позиций.

В наши дни организации без оптимизации запасов подвергаются риску переплат и неэффективности (отставания).

Чтобы избежать дорогостоящей нехватки, менеджеры запасов перестраховываются при определении уровней складских запасов. Но эта стратегия имеет свои издержки. Запасы занимают складское пространство, приходят в негодность, часто устаревают – а хранение излишков запасов стоит организации немалых денег. Со временем огромное количество неиспользованных или устаревших запасов переводится в отходы и потери.

Говоря простым языком, оптимизация запасов означает нахождение компромисса между спросом и снабжением (пополнением запасов). Два основных элемента, которые доминируют и определяют оптимизацию, – это риски и полученная от инвестиций в запасы прибыль.
Оптимизацию запасов можно рассматривать как максимальное повышение прибыли при заданном уровне рисков или минимизацию рисков для установленной ожидаемой прибыли.

Оптимизированные запасы запчастей для технического обслуживания поддерживают уровень запасов, который фактически устраняет случаи отсутствия запасов, в то же время повышая эффективность и снижая расходы на поддержание запасов.

Любая компания, имеющая запасы ТОиР, может воспользоваться преимуществами реализации принципов и практик оптимизации. Оптимизированные запасы предполагают, что организация вкладывает свои инвестиции в запасы, где это необходимо, когда это необходимо, избегая при этом неконтролируемых будущих рисков.

Оптимизированные запасы создают непрерывный цикл совершенствования, приносящий с течением времени ощутимые, устойчивые результаты – стимулируя рост показателей активов, конкурентных преимуществ и положительных итоговых результатов.



Оптимизация запасов ТОиР

Ключевые бизнес-критерии

  1. Анализ критичности
  2. Прогнозирование спроса
  3. Прогноз времени выполнения заказа
  4. Прогноз объема выдачи
  5. Экономичное моделирование
  6. Параметры оптимизации повторного заказа
  7. Управление исключениями
  8. Сегментирование запасов
  9. Оценка рисков в отношении запасных частей
  10. Группирование (создание пула) критичных запасных частей
  11. Сбор экспертных знаний
  12. Ключевые показатели эффективности запасов

Для достижения бизнес-преимуществ, обсуждаемых в данной статье, компаниям необходимо использовать подход, который отвечает следующим специфичным требованиям управления запасами ТОиР:

  • высокий уровень критичности запасов,
  • длительное время выполнения заказа,
  • высокая цена,
  • в основном редкое и крайне изменчивое потребление,
  • низкое качество данных.

Не ошибитесь – достижение и поддержание оптимизации запасов является сложным и требующим напряжения сил делом. Но используя правильные инструменты и технологии, поддерживаемые правильными процессами ТОиР и лучшими практиками, успешные компании выполняют эти преобразования и получают существенные выгоды.

Технология оптимизации запасов

Оптимизированные запасы требуют регулярно получаемых данных и эволюции запасов на основе этих показателей в реальном времени. Система поддержки принятия решений, которая включает в себя методологии лучших практик, предоставляет менеджерам запасов мощный инструмент для управления бизнес-целями и делает их команды значительно более эффективными. За счет использования технологических инструментов, автоматизированных процессов и лучших практик для оптимизации запасов запасных частей и материалов ТОиР капиталоемкие организации могут последовательно получать следующие результаты:

  • 15–25 % сокращения средств, вложенных в страховые запасы;
  • 5–20 % снижение списаний избыточных и устаревших запасов;
  • на 10–25 % меньше случаев дефицита запасов для обеспечения улучшенной доступности и производительности;
  • 10–25% сокращения административных затрат при пополнении запасов;
  • на 33–66% меньше временных ресурсов на управление запасами.

Безымянный

Лучшие практики оптимизации запасов основаны на специализированных методологиях анализа и оптимизации запасов. Они имеют решающее значение для достижения значительного сокращения запасов и существенной итоговой экономии средств, которые являются характерными признаками оптимизации запасов.

  1. Анализ критичности
    Определите рекомендуемую критичность (код влияния на хозяйственную деятельность) для каждой позиции запасов, выполнив анализ:

    • применение (где используется и установлен);
    • классификация товарной группы;
    • поставщик или оригинальный производитель оборудования;
    • цена;
    • иные факторы и бизнес-правила;

  2. Прогнозирование спроса
    Ввод в эксплуатацию дополнительного оборудования может привести к увеличению потребности на определенные позиции запасов. Возможности прогнозирования потребностей должны включать:

    выбор соответствующего алгоритма прогнозирования;
    • автоматический выбор алгоритмов для каждой позиции запасов;
    • использование прогнозирования и статистических распределений, которые подходят для широкого диапазона позиций запасов, включая малоподвижные запасы и запасы с нестабильным спросом (например, распределение Пуассона, отрицательное биномиальное, биномиальное и нормальное распределения);
    • методы «клиппирования» (обрезания или усечения данных) и фильтрации для управления аномальными данными;
    • возможность отделять плановые потребности ТОиР и проектов от внеплановых потребностей;
    • возможности использования понимания будущих событий или трендов для применения профилей потребностей к будущим прогнозам.

  3. Прогноз времени выполнения заказа
    Прогноз времени выполнения заказа является ключевым фактором в определении оптимального страхового запаса – необходимо стремиться достичь следующих возможностей: 

    • прогноз среднего времени выполнения заказа, используя исторические данные заказа на закупку и приходование;
    • технические приемы фильтрации и «клиппирования» для устранения аномальных данных;
    • при необходимости возможность переопределять время выполнения заказа;
    • вычисление дисперсии времени выполнения заказа и использование этой переменной в расчетах планового уровня обслуживания.

  4. Прогноз объемов выдач со склада
    Количество, обычно необходимое для применения (размер или объем выдачи), также является ключевым фактором при определении уровней запасов на складе – хорошее решение для оптимизации запасов обеспечит следующие возможности:

    • возможность прогнозировать средний объем выдач, используя исторические данные выдач;
    • соответствующие технические приемы фильтрации и «клиппирования» для устранения аномальных данных;
    • возможность при необходимости не принимать во внимание прогноз размера выдачи;
    • вычисление дисперсии размера выдачи и использование этой переменной в расчетах планового уровня обслуживания.

  5. Экономическое моделирование
    Возможности экономического моделирования должны позволять выполнять моделирование типа «что если» для компромиссных решений по запасам:

    • затраты на хранение запасов для различных типов позиций;
    • общие затраты пополнения запасов для различных методов закупки;
    • затраты на экспедирование запасов или на срочные (аварийные) поставки;
    • потери при возникновении дефицита запасов, на основе критичности и продолжительности их отсутствия;
    • сравнение текущих и оптимизированных результатов для таких показателей, как:
         - стоимость запасов,
         - уровень обслуживания,
         - оборачиваемость запасов,
         - годовые затраты на запасы.

  6. Оптимизация параметров повторного заказа
    Параметры повторного заказа – минимальный и максимальный уровни (MIN/MAX), используемые системами управления запасами (ERP-системами) для создания заказов пополнения запасов, являются основными искомыми определяющими факторами запасов. Параметры повторного заказа должны оптимизироваться на регулярной основе для отображения изменений в потреблении, времени выполнения заказа, критичности и иных факторах. Процесс оптимизации охватывает: 

    • выбор соответствующих алгоритмов для оптимизации минимального и максимального уровней складирования запасов;
    • использование модели оптимальных затрат, учитывающей затраты на хранение, пополнение запасов, экспедирование заказов и потери производства при отсутствии (дефиците) запасов, в качестве предпочтительной альтернативы подходу с фиксированным уровнем обслуживания;
    • анализ групп позиций запасов, а не одной позиции за другой, по одной за раз;
    • возможность выполнения моделирования «что если» и сравнения оптимизированных результатов с текущими показателями запасов;
    • рассмотрение ограничений реального мира:
         - максимальная вместимость мест хранения,
         - вместимость складского помещения,
         - размеры стандартных упаковок,
         - количество в наборе.

  7. Управление исключениями
    Для крупных комплексных запасов ТОиР подход «управления исключениями» гарантирует, что время проверки и анализа запасов сосредоточено на позициях с высокой стоимостью и важностью или на проблемных позициях. Возможности подхода управления изменениями включают: 

    • 
    инструменты пользователя для определения любого количества условий исключений с соответствующим порогом предупреждений (извещения пользователей);
    • возможность поиска, сортировки и фильтрации по исключениям;
    • механизмы отмены изменений в параметрах повторного заказа для позиций с условиями исключений.

  8. Разбиение запасов на сегменты
    Разбиение запасов на сегменты обеспечивает структуру управления запасами, которая признает, что для различных профилей позиций запасов требуется ряд различных методов управления:

     Разбивайте запасы на сегменты на основе следующих характеристик:
         - стоимость потребления,
         - стоимость запасов на хранении (на складе),
         - частота движения запасов,
         - доступность,
         - критичность,
         - товарная группа,
         - метод хранения запасов.
    • Применяйте структурированные политики или бизнес-правила для управления каждым сегментом запасов, таким как:
         - ручное управление особыми позициями запасов,
         - контроль потенциально устаревших позиций,
         - позиции, пригодные для статистической оптимизации,
         - позиции, которые могут быть переведены в «не складируемые»,
         - излишки и устаревшие запасы для списания.

  9. Оценка рисков в отношении запасных частей
    В некоторых случаях запасы ТОиР будут включать высокую долю запасных частей, являющихся очень дорогими, критичными, мало или вообще не используемыми и требующими долгого времени для выполнения заказа. Управление данными позициями требует специальных методов:

     моделирование рисков последствий нулевых запасов на складе, одного или двух наборов (комплектов);
    • возможность выполнения анализа чувствительности по ожидаемому среднему времени между возникновением потребности и потерь при дефиците запасов;
    • возможность моделировать или отклонять все входные данные для принятия решений по запасам;
    • инструменты поддержки принятия решений для оказания помощи в принятии решений о покупке новых запасов или решений по отсрочке пополнения запасов;
    • возможность моделирования цикла пополнения запасов ремонтопригодной позиции.

  10. Группирование (объединение)
    Существенное сокращение совокупных капиталовложений в страховые запасы возможно за счет концентрации или совместного использования позиций с высокой стоимостью, редко используемых (критические запасные части) на нескольких промышленных площадках. Чтобы включить подобные механизмы, капиталоемким компаниям необходимо:

    • определить общие запасные части, которые пригодны для совместного использования;
     установить оптимальное количество складируемых общих запасных частей;
    • определить оптимальное местоположение для хранения запасных частей.

  11. Сбор экспертных знаний
    Сбор организационных знаний, относящихся к позициям запаса, является важным бизнес-процессом в предотвращении ошибок; решение оптимизации запасов должно:

     обеспечивать сбор/хранение замечаний и примечаний по позициям запасов;
    • предоставлять аудиторский след для принятия решений;
    • гарантировать высокое качество данных для входных параметров и кода классификации;
    • осуществлять напоминания в момент, когда требуется выполнить проверку/анализ.

  12. Формирование отчетов по ключевым показателям эффективности (КПЭ)
    Отчетность по КПЭ запасов важна для отслеживания прогресса совершенствования управления запасами. Отчетность по КПЭ должна включать:

    • выбор предопределенного отчета по управлению запасами;
    • возможность автоматического ввода большого набора предопределенных КПЭ запасов;
    • возможность для пользователей модифицировать отчеты и представление статистики.

Для современных капиталоемких компаний конкурентные преимущества требуют позитивного подхода к инновациям и технологиям. Без технологических решений и лучших практик компании вынуждены преодолевать трудности, связанные с ручными процессами, стандартной функциональностью ERP-систем и временными базами данных и таблицами. Эти трудоемкие подходы подвержены ошибкам; их невозможно поддерживать на повторяющейся основе.

Оптимизация запасов – это просто хороший бизнес. Достижение и поддержание оптимизации запасов является возможным и выгодным при использовании правильных инструментов и правильных типов помощи.

Оптимизируя свои запасы ТОиР, организации достигают таких уровней эффективности запасов, показателей активов и итоговой экономии средств, какие делают их руководителей и заинтересованные стороны по-настоящему счастливыми.

Источник: Журнал Prostoev.NET №1(14), 2018 г.  

Автор:  ООО "Простоев.НЕТ", по материалам зарубежных публикаций.